산학협력단 연구비관리 지침

제1조(목적)

이 지침은 남서울대학교 산학협력단에서 수행하는 외부연구과제의 신청, 협약 체결, 연구수행, 연구비의 관리·집행·정산 및 그 밖의 연구지원 행정업무에 관한 사항을 정함으로써 연구비 관리의 효율성과 투명성을 제고하고 연구성과 향상에 기여함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위)

① 이 지침은 남서울대학교 산학협력단에서 수행하는 정부기관, 지방자치단체, 공공기관, 산업체, 민간기관 또는 그 밖의 외부기관이 지원하는 학술연구, 정책연구, 기술개발, 용역, 위탁사업, 공모사업 등 모든 외부연구과제에 적용한다.

② 연구비의 관리 및 집행은 지원기관의 규정, 협약서 및 남서울대학교 관련 규정을 우선 적용하며, 별도의 기준이 없는 경우에는 이 지침에 따른다.

제3조(정의)

이 지침에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다.

1. “연구비”란 외부연구과제 수행을 위하여 정부기관, 지방자치단체, 공공기관, 산업체, 민간기관 및 기타 외부기관으로부터 지원받는 재원을 말하며, 「연구비관리규정」에서 정한 교외연구비를 포함한다.

2. “연구책임자”란 연구과제를 총괄 수행하며 연구비의 집행 및 관리에 대한 책임을 지는 자를 말한다.

3. “연구관리자”란 산학협력단에서 연구비 관리 및 연구지원 행정업무를 담당하는 자를 말한다.

4. “참여연구원”이란 연구책임자의 지도·감독 아래 연구과제 수행에 참여하는 교원, 연구원, 학생연구자 및 기타 참여인력을 말한다.

5. “지원기관”이란 연구비를 지원하거나 협약을 체결한 정부기관, 지방자치단체, 공공기관, 산업체, 민간기관 및 기타 외부기관을 말한다.

제4조(연구비 관리의 기본원칙)

① 연구비는 연구목적 달성을 위하여 관련 법령, 지원기관의 규정, 협약내용 및 본교 관련 규정에 따라 적정하게 집행하여야 한다.

② 연구책임자는 연구비 집행의 적정성 및 증빙자료의 진위와 보관에 대하여 책임을 진다.

③ 연구비는 연구목적 외의 용도로 사용하여서는 아니 되며, 부당집행, 허위증빙 또는 증빙 미비가 확인된 경우에는 관련 규정에 따라 환수, 참여 제한 또는 그 밖의 필요한 조치를 할 수 있다.

제5조(과제 신청 및 사전검토)

① 연구책임자는 연구과제를 신청하고자 하는 경우 지원기관의 공고문, 사업안내서, 제안요청서, 과업지시서 등을 확인하여 신청자격, 접수마감일, 제출서류, 제출방법, 예산편성 기준 및 유의사항을 사전에 직접 확인하여야 한다.

② 외부 공모 연구과제에 신청하고자 하는 경우 연구책임자는 산학협력단 홈페이지를 통해 ‘신청과제 예비 등록’을 하여야 한다. 동일 기관 내 연구팀 간 중복 신청이 예상되는 경우에는 산학연구팀장은 과제 제출에 대해 사전 조율을 실시한다. 다만, 사전 조율이 이루어지지 않은 경우에는 산학협력단장이 최종 결정하되, 예비 등록을 먼저 완료한 연구팀에 우선권을 부여한다.

③ 연구과제 신청 전 사전검토는 다음 각 호에 따라 실시할 수 있다.

1. 행정지원 검토: 산학협력단은 연구책임자가 제출한 공고문, 제안요청서, 연구계획서 등을 바탕으로 대응자금, 공간, 행정지원 가능 여부 등 연구수행 여건을 검토할 수 있다.

2. 연구책임자 자체검토: 연구책임자는 예산편성의 적정성, 참여연구원의 참여율 또는 인건비계상률, 참여연구원별 참여 가능 여부 등을 사전에 확인하여야 한다.

3. 연구관리자 검토: 연구관리자는 신청서 제출 전 예산편성, 연구비 산정, 간접비 적정 반영, 제출서류 구비 여부 등을 확인할 수 있으며, 보완 또는 수정이 필요한 경우 연구책임자에게 이를 요청할 수 있다.

④ 연구책임자는 지원기관의 사업신청 안내문에 따라 연구계획서를 작성하고, 과제 신청을 위하여 다음 각 호의 서류를 갖추어 제출하여야 하며, 서류가 누락되거나 내용이 미비한 경우 산학협력단은 보완을 요청할 수 있다. 이 경우 보완이 완료될 때까지 과제 신청 검토 및 제출 절차가 제한될 수 있다.

1. 사업신청서(별표1)

2. 사업공고문, 제안요청서, 과업지시서

3. 과제신청서 또는 연구계획서

4. 예산내역서

5. 그 밖에 지원기관 또는 산학협력단이 요구하는 서류

⑤ 연구과제 신청은 산학협력단을 경유하여 기관장 명의 공문 또는 지원기관이 정한 절차 및 방법에 따라 제출함을 원칙으로 한다. 다만, 지원기관에서 별도의 제출절차 또는 제출방법을 정한 경우에는 그 기준을 따른다.

⑥ 입찰 또는 공모사업 등 제출기한이 정해져 있는 경우 연구책임자는 제출마감일 최소 2일 전까지 산학협력단에 관련 자료를 제출하여야 한다. 다만, 긴급한 사유가 있는 경우에는 산학협력단과 사전에 협의할 수 있다. 연구책임자의 귀책사유로 제출자료가 미비하거나 검토기간이 부족한 경우에는 제출 지원이 제한될 수 있다.

⑦ 산학협력단은 신청서류, 예산편성, 간접비 산정, 제출방식 등이 관련 기준에 부합하지 아니하거나 보완이 필요하다고 인정되는 경우 연구책임자에게 수정 또는 보완을 요청할 수 있으며, 연구책임자는 특별한 사유가 없는 한 이에 협조하여야 한다.

제6조(간접비 산정)

① 간접비는 관련 법령, 정부 고시, 지원기관의 기준, 협약조건 및 본교 관련 규정에 따라 산정함을 원칙으로 한다.

② 지원기관에서 간접비 비율 또는 산정기준을 정한 경우에는 해당 기준을 우선 적용한다.

③ 지원기관에서 간접비를 총 연구비 또는 직접비의 일정 비율 이내로 제한하는 경우에는 지원기관이 인정하는 최대 비율 또는 최대 한도를 적용함을 원칙으로 한다.

④ 연구책임자는 연구제안서(계획서), 예산산출내역서 및 사업신청서 작성 시 지원기관의 간접비 산정기준을 사전에 확인하여 예산에 반영하여야 한다.

⑤ 지원기관의 기준 또는 사업 특성상 간접비를 계상할 수 없거나 산정기준이 명확하지 아니한 경우 연구책임자는 산학협력단과 사전에 협의하여야 하며, 필요한 경우 산학협력단장의 승인을 받아 조정할 수 있다.

⑥ 산학협력단은 간접비 편성이 관련 법령, 정부 고시, 지원기관 기준, 협약조건 또는 본교 관련 규정에 부합하지 아니하는 경우 연구책임자에게 보완 또는 조정을 요청할 수 있다.

제7조(과제 선정 및 협약)

① 연구책임자는 과제 선정 통보를 받은 경우 지원기관의 보완 요청사항, 사업계획 수정사항, 협약 체결 일정 및 제출서류를 확인하여야 한다.

② 연구책임자는 과제 선정 후 협약 체결 및 연구비 신청을 위하여 관련 서류를 산학협력단에 제출하고, 연구비 집행 전 연구통합관리시스템을 통하여 참여인력 등록 및 실행예산 신청을 완료하여야 한다.

③ 협약 체결에 필요한 서류는 산학협력단을 경유하여 제출함을 원칙으로 하며, 산학협력단은 지원기관 기준 및 본교 관련 규정에 따라 협약 체결 절차를 진행한다.

④ 협약 체결과 관련하여 내부결재가 필요한 경우 연구책임자는 제출마감일 최소 2일 전까지 관련 서류를 산학협력단에 제출하여야 한다.

⑤ 협약서는 지원기관의 표준협약서 또는 산학협력단 표준계약서 서식을 사용하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 지원기관에서 별도 서식을 정한 경우에는 해당 서식을 사용할 수 있다.

⑥ 협약서에 지식재산권 출원·등록, 기술이전, 성과물 귀속, 손해배상, 계약해지, 보안, 개인정보, 연구비 환수 등 중요사항이 포함된 경우 연구책임자는 산학협력단과 사전에 협의하여야 한다.

⑦ 산학협력단은 협약내용이 관련 법령, 지원기관 기준 또는 본교 관련 규정에 부합하지 아니하거나 보완이 필요하다고 판단되는 경우 연구책임자에게 수정 또는 보완을 요청할 수 있다.

⑧ 연구비의 수입 및 지출 관리를 위하여 연구과제별 연구비 계좌를 설치·운영할 수 있으며, 연구비의 집행은 산학협력단 회계처리 절차에 따른다.

제8조(연구비 집행 원칙)

① 연구비 집행은 연구통합관리시스템을 통하여 연구책임자 또는 연구책임자가 지정한 참여연구자 등이 신청함을 원칙으로 한다.

② 연구비 지출은 연구비카드 또는 산학협력단 법인카드 사용을 원칙으로 하며, 필요한 경우 계좌이체 방식으로 집행할 수 있다.

③ 모든 연구비 집행은 적정 증빙자료를 첨부하여 연구통합관리시스템에 등록하여야 하며, 산학협력단의 보완 요청이 있는 경우 연구책임자는 정해진 기한 내 보완하여야 한다.

④ 연구비는 협약기간 내 집행을 원칙으로 하며, 지원기관의 승인을 받지 않은 이월 또는 목적 외 집행은 제한한다.

⑤ 연구비 집행 시 지원기관 기준 또는 협약상 사전 승인사항을 이행하지 아니한 경우 해당 비용은 불인정될 수 있다.

⑥ 증빙자료가 미비하거나 연구목적과의 관련성이 인정되지 아니하는 경우 해당 비용은 연구비에서 집행할 수 없다.

제9조(연구비카드 및 법인카드의 발급 및 관리)

① 산학협력단은 연구비의 투명하고 효율적인 집행을 위하여 연구비카드 또는 법인카드를 발급할 수 있다.

② 카드의 구분 및 발급기준은 다음 각 호와 같다.

1. 연구비카드

가. 연구비 지원기관과 카드사가 제휴하여 연구비 집행의 투명성 확보를 목적으로 발급한다.

나. 결제계좌는 해당 연구과제의 산학협력단 연구비 관리계좌와 연동한다.

다. 연구과제별로 1매 이상 발급할 수 있다.

2. 법인카드

가. 산학협력단과 금융기관이 제휴하여 연구비 집행의 투명성 확보를 목적으로 발급한다.

나. 결제계좌는 해당 연구과제 연구비 계좌와 연동한다.

다. 연구과제별로 1매 이상 발급할 수 있다.

③ 카드 발급 신청 절차는 다음 각 호와 같다.

1. 연구비카드 신청

가. 연구책임자 또는 사용자는 해당 연구과제의 카드시스템(웹사이트)에 접속하여 카드신청 정보를 입력하고 신청서를 작성하여야 한다.

나. 카드 신청은 연구관리자에게 사전 통보한 후 산학협력단 명의의 인증 절차를 거쳐 최종 신청한다.

다. 카드 발급 완료 시 연구관리자는 사용자에게 이를 통보하며, 사용자는 산학협력단에 등록 후 직접 수령한다.

2. 법인카드 신청

연구책임자 또는 사용자는 산학협력단을 방문하여 신청 및 수령하여야 하며, 신청 자격은 본교 소속 전임교원 및 비전임교원으로 한다.

④ 카드 사용 및 관리기준은 다음 각 호와 같다.

1. 연구비카드 및 법인카드는 연구과제별로 관리하며, 카드번호를 통해 해당 과제를 확인할 수 있어야 한다.

2. 카드 사용자는 카드 사용 후 연구관리시스템을 통하여 집행내역 및 증빙자료를 첨부하여 청구하여야 한다.

3. 카드 결제일은 매월 23일로 한다.

4. 카드 사용자가 정당한 사유 없이 카드 결제일 이전까지 연구통합관리시스템상의 청구를 이행하지 아니한 경우 산학협력단은 해당 카드의 사용을 제한할 수 있다.

5. 카드의 분실, 훼손 또는 부정사용 우려가 발생한 경우 사용자는 즉시 산학협력단에 통보하여야 한다.

⑤ 연구비카드 및 법인카드는 연구목적 외 사용을 금지하며, 부적정 사용이 확인된 경우 산학협력단장은 사용 제한, 비용 환수 또는 필요한 조치를 할 수 있다.

제10조(인건비 집행)

① 비전임연구원 등의 인건비는 지원기관의 기준, 산학협력단 규정 및 인건비계상률 등을 고려하여 산정한다.

② 인건비 지급 시 관련 법령에 따른 4대 보험 기관부담금, 퇴직급여충당금, 연차수당, 시간외수당 등 인건비성 경비가 발생할 수 있는 경우에는 이를 연구비 예산에 반영하여야 한다.

③ 제2항의 인건비성 경비를 연구비 예산에 반영하지 않아 추가 비용이 발생한 경우에는 지원기관 기준, 협약내용 및 본교 관련 규정에 따라 처리한다.

④ 인건비 지급 시 관련 법령 및 세법에 따라 원천징수한다.

⑤ 인건비는 참여연구원의 참여율, 인건비계상률, 수행기간 및 지원기관 기준을 고려하여 산정·지급하여야 한다.

⑥ 학생연구자 또는 비전임연구원의 인건비 지급은 관련 법령, 지원기관 기준 및 남서울대학교 규정을 따른다.

제11조(연구비 정산 및 결과보고)

① 연구책임자는 연구 종료 후 지원기관의 기준에 따라 결과보고서, 정산자료 및 그 밖에 지원기관이 요구하는 자료를 제출하여야 한다.

② 연구책임자는 연구성과물 등록, 연구업적 인정 등 내부 관리에 필요한 경우 산학협력단이 요청하는 결과보고서 및 관련 증빙자료를 제출하여야 한다.

③ 산학협력단은 결과보고서, 정산자료 및 증빙자료에 보완이 필요하다고 판단되는 경우 연구책임자에게 보완을 요청할 수 있으며, 연구책임자는 정해진 기한 내 이를 보완하여야 한다.

④ 연구비 집행잔액 및 불인정 금액은 지원기관 기준, 협약내용 및 산학협력단 관련 규정에 따라 반납, 정산 등으로 처리한다.

⑤ 연구책임자는 연구비 집행 관련 자료를 성실히 보관하여야 하며, 감사 또는 점검 시 제출하여야 한다.

⑥ 연구책임자는 연구비 집행 관련 증빙자료를 지원기관 기준에 따른 기간 동안 보관하여야 하며, 별도 기준이 없는 경우 연구 종료 후 5년 이상 보관함을 원칙으로 한다.

제12조(제재 및 환수)

① 연구비를 부당하게 집행하거나 허위 증빙을 제출한 경우 산학협력단장은 소명절차를 거쳐 연구비 환수, 과제 참여 제한 등 필요한 조치를 할 수 있다.

② 지원기관으로부터 제재가 발생한 경우 해당 연구책임자는 이에 성실히 협조하여야 한다.

제13조(해석 및 운영)

① 이 지침의 해석 및 운영에 필요한 사항은 산학협력단장이 별도로 정한다.

② 연구통합관리시스템의 입력, 신청, 승인, 증빙자료 등록 등 세부 운영 및 사용방법은 산학협력단이 정한 연구통합관리시스템 사용 매뉴얼에 따른다.

 부칙

제1조(시행일)

이 지침은 2026년 7월 1일부터 시행한다.